Skalering
Arbejdsmiljøkrav ved hurtig vækst i SMV'er
I en SMV-måling fra september 2021 med ca. 2.900 deltagende virksomheder svarede 63 pct., at de anså deres egen økonomi for »meget god« eller »god«. Det var en fremgang fra 57 pct.
Hurtig vækst ændrer arbejdsmiljøet – ikke kun antallet af ansatte
I en SMV-måling fra september 2021 med ca. 2.900 deltagende virksomheder svarede 63 pct., at de anså deres egen økonomi for »meget god« eller »god«. Det var en fremgang fra 57 pct. i en tilsvarende måling i april samme år. 49 pct. forventede en »meget positiv« eller »positiv« udvikling over de næste seks måneder, og 22 pct. var klar til at ansætte flere medarbejdere.
Ansættelserne er den usikre del af planen. Blandt de SMV'er, der havde planer om at ansætte i det kommende halve år, troede 32 pct. kun »i mindre grad« eller slet ikke på, at det kunne lade sig gøre – mod 24 pct. i foråret. Kun hver fjerde af dem, der regnede med at skulle ansætte, forventede i »meget høj grad« eller »i høj grad« at kunne finde kvalificerede medarbejdere. Bliver stillingerne ikke besat, fordeles opgaverne på de medarbejdere, der er – og så ændrer arbejdet sig, selv om antallet af ansatte står stille.
Nye medarbejdere, nye opgaver og nyt udstyr ændrer derfor arbejdsmiljøet. Ifølge Arbejdstilsynet er systematisk arbejdsmiljøarbejde lovpligtigt for alle virksomheder og skal planlægges ud fra behov og udfordringer. Arbejdstilsynet peger på, at et godt arbejdsmiljø bl.a. kan give færre ulykker og mindre arbejdsrelateret sygdom samt øget arbejdsglæde, motivation og produktivitet.
Udfordringer og fordele ved hurtig vækst i SMV'er
- FordeleØget produktivitet, mere innovation, større markedsindflydelse, stærkere position i branchen
- UdfordringerPresset arbejdsmiljø, manglende ressourcer til oplæring og tilsyn, risiko for sygdom og ulykker, svært at holde styr på ændringer
9 ansatte eller færre: Daglig dialog erstatter AMO – men ansvaret består
Har virksomheden højst 9 ansatte, skal arbejdsgiveren samarbejde med medarbejderne om sikkerhed og sundhed, men skal ikke oprette en arbejdsmiljøorganisation (AMO). Samarbejdet foregår mellem arbejdsgiver, ansatte og eventuelle arbejdsledere og sker i det daglige gennem løbende direkte kontakt og dialog mellem ledelse og medarbejdere.
Ansvaret ændrer sig ikke, fordi strukturen er let. Arbejdsgiveren har ansvaret for, at de ansatte udfører deres arbejde på en forsvarlig måde, og både ledere og medarbejdere har pligt til at samarbejde om sikkerhed og sundhed. Alle skal derfor inddrages i arbejdet med et sundt og sikkert arbejdsmiljø.
Fordi samarbejdet er en daglig dialog og ikke et udvalg med mødeindkaldelser og referater, forsvinder det let i en travl vækstperiode. Den løbende kontakt skal derfor have faste holdepunkter. Arbejdstilsynet peger på to: den årlige arbejdsmiljødrøftelse og APV-processen – her kan I systematisk samle op på nye opgaver, nyt udstyr og nye medarbejdere.
Brug den årlige arbejdsmiljødrøftelse som styringsværktøj i væksten
En gang om året skal I holde en arbejdsmiljødrøftelse, hvor I bl.a. planlægger det kommende års arbejde. Drøftelsen er et af elementerne i det systematiske arbejdsmiljøarbejde, og arbejdet med arbejdsmiljø skal planlægges ud fra behov og udfordringer – ikke efter en fast skabelon.
Brug drøftelsen til at træffe beslutningerne for det kommende år: Hvilke arbejdsopgaver er ændret? Hvilket nyt udstyr er taget i brug? Hvem instruerer nye medarbejdere? Hvordan føres tilsynet i hverdagen? Og hvornår skal APV'en næste gang omkring alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold? De øvrige elementer i det systematiske arbejde – planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, oplæring og instruktion, virksomhedens eget tilsyn og APV-processen – hører naturligt på samme dagsorden.
Læg drøftelsen på et fast tidspunkt i året, og notér beslutningerne med ansvar og tidspunkt. Så følger den væksten i stedet for at blive holdt, når året er gået.
APV: Opdater den, når væksten ændrer arbejdsprocesser – minimum hvert tredje år
Arbejdsgiveren har ansvaret for, at virksomheden får gennemført en arbejdspladsvurdering (APV), når ændringer i arbejdet har betydning for arbejdsmiljøet. I praksis betyder det, at I skal se på de konkrete arbejdsprocesser og områder, når det er relevant. Som minimum skal I omkring alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold en gang hvert tredje år, og arbejdspladsvurderingen skal omfatte alle virksomhedens medarbejdere.
Vækstperioder leverer typisk de ændringer, der udløser en opdatering: En ny medarbejder skal løse en opgave, som hidtil er løst af en anden, en opgave flyttes mellem to personer, eller der anskaffes nyt udstyr. Hver ændring er en anledning til at vurdere arbejdsprocessen igen frem for at vente på, at treårsfristen løber ud.
Hold styr på begge spor: Notér ændringerne, efterhånden som de sker, og sæt samtidig dato for den fulde gennemgang, der senest skal dække alle arbejdsmiljøforhold tre år efter den forrige. Så undgår I at stå med tre års ændringer, der skal kortlægges på én gang.
Hovedpunkter i systematisk arbejdsmiljøarbejde ved hurtig vækst
- Årlig arbejdsmiljødrøftelseFast tidspunkt i året for planlægning af arbejdsopgaver, oplæring og APV-opdatering
- APV-opdatering ved ændringerNye medarbejdere, flytning af opgaver, nyt udstyr – anledning til at vurdere arbejdsprocessen igen
- Minimumsfrist for fuld APV-gennemgangHvert tredje år for alle arbejdsmiljøforhold
- Løbende tilsyn og oplæringIntegreret i hverdagen – ikke udskydes til drøftelsen
Inddrag medarbejderne, før nye teknologier og arbejdsgange indføres
De ansatte skal løbende have mulighed for at komme med forslag til arbejdsmiljøet. Forslag kan altså komme ind i den daglige dialog og behøver ikke vente på den årlige drøftelse.
De ansatte skal også høres, når ny teknologi bliver planlagt og indført – bl.a. om konsekvenser for sikkerhed og sundhed ved valg af udstyr som personlig beskyttelse og tekniske hjælpemidler. Tidspunktet er afgørende: Høringen hører til i planlægningsfasen, mens udstyret vælges, fordi medarbejdernes erfaring med de konkrete arbejdsgange kan ændre beslutningen der.
Arbejdsgiveren skal desuden give de ansatte alle de nødvendige oplysninger om sikkerhed og sundhed. Ved vækst betyder det, at oplysningerne skal nå nye medarbejdere og medarbejdere, der skifter opgaver eller udstyr – ikke kun dem, der var ansat, da arbejdsgangen blev indført.
Oplæring, instruktion og tilsyn: Det daglige arbejde må ikke sakke bagud
Arbejdstilsynet beskriver det systematiske arbejdsmiljøarbejde som flere dele, der spiller sammen: arbejdsgiverens planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, oplæring og instruktion af medarbejderne, virksomhedens eget tilsyn med, at arbejdet bliver udført på en forsvarlig måde, den årlige drøftelse og APV-processen.
Ved hurtige ansættelser er oplæring og instruktion det led, der først bliver presset. Ansvaret ligger fast: Arbejdsgiveren skal sikre, at de ansatte udfører deres arbejde på en forsvarlig måde. Oplæring og instruktion er samtidig et selvstændigt element ved siden af APV'en – en opdateret arbejdspladsvurdering sikrer ikke i sig selv, at en ny medarbejder er instrueret i den konkrete opgave.
Det samme gælder virksomhedens eget tilsyn med, at arbejdet bliver udført forsvarligt. Det er en løbende del af det systematiske arbejde, ikke en kontrol, der kan udskydes til næste drøftelse. Knyt tilsynet til de arbejdsprocesser og områder, APV'en peger på, og aftal, hvem der fører det i hverdagen.
Tjekliste til næste ansættelse: Arbejdsmiljøkrav, I kan handle på
– Sikr, at ledelse og medarbejdere samarbejder direkte om sikkerhed og sundhed. Med højst 9 ansatte kræves ingen AMO, men samarbejdspligten og arbejdsgiverens ansvar for, at arbejdet udføres forsvarligt, består. – Planlæg den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og fastlæg det kommende års arbejde på den – herunder oplæring, tilsyn og hvornår APV'en skal opdateres. – Opdater APV'en, når ændringer i arbejdet har betydning for arbejdsmiljøet, og gennemgå som minimum alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold hvert tredje år. APV'en skal omfatte alle medarbejdere. – Inddrag de ansatte, før ny teknologi og nyt udstyr vælges, herunder om konsekvenser for sikkerhed og sundhed ved personlig beskyttelse og tekniske hjælpemidler. – Giv oplæring og instruktion til nye og omplacerede medarbejdere, og før løbende tilsyn med, at arbejdet udføres forsvarligt. – Sørg for, at de ansatte får alle nødvendige oplysninger om sikkerhed og sundhed.
Rækkefølgen omkring en ansættelse gør tjeklisten overskuelig. Før ansættelsen vurderer I de arbejdsprocesser, den nye medarbejder skal indgå i, og om det giver anledning til at opdatere APV'en. Ved opstart giver I oplæring, instruktion og de nødvendige oplysninger om sikkerhed og sundhed. Derefter er tilsynet og den årlige drøftelse de faste punkter, hvor I fanger, om arbejdet er blevet tilrettelagt, som I havde planlagt.
Tjekliste til næste ansættelse: Arbejdsmiljøkrav, I kan handle på
- Sikr, at ledelse og medarbejdere samarbejder direkte om sikkerhed og sundhedMed højst 9 ansatte kræves ingen AMO, men samarbejdspligten og arbejdsgiverens ansvar for, at arbejdet udføres forsvarligt, består.
- Planlæg den årlige arbejdsmiljødrøftelse og fastlæg det kommende års arbejdeHerunder oplæring, tilsyn og hvornår APV'en skal opdateres.
- Opdater APV'en, når ændringer i arbejdet har betydning for arbejdsmiljøetGennemgå som minimum alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold hvert tredje år. APV'en skal omfatte alle medarbejdere.
- Inddrag de ansatte, før ny teknologi og nyt udstyr vælgesHerunder om konsekvenser for sikkerhed og sundhed ved personlig beskyttelse og tekniske hjælpemidler.
- Giv oplæring og instruktion til nye og omplacerede medarbejdereOplæring og instruktion er selvstændige elementer – en opdateret APV'er sikrer ikke automatisk, at en ny medarbejder er instrueret.
- Før løbende tilsyn med, at arbejdet udføres forsvarligtKnyt tilsynet til de arbejdsprocesser og områder, APV'en peger på, og aftal, hvem der fører det i hverdagen.
- Sørg for, at de ansatte får alle nødvendige oplysninger om sikkerhed og sundhedDette gælder både nye medarbejdere og dem, der skifter opgaver eller udstyr.
Hvor I kan få hjælp, når kravene vokser
Arbejdstilsynets side om samarbejde om arbejdsmiljø i mindre virksomheder beskriver reglerne for virksomheder med højst 9 ansatte, elementerne i det systematiske arbejdsmiljøarbejde og APV-processen – herunder kravet om at gennemføre en APV ved ændringer og som minimum omkring alle arbejdsmiljøforhold hvert tredje år: at.dk/kend-din-rolle/arbejdsgiver/samarbejde-om-arbejdsmiljoe-i-mindre-virksomheder/
DI's SMV-portal samler rådgivning, viden og kurser for små og mellemstore virksomheder. DI har over 20.000 små og store medlemmer fordelt på alle brancher, og portalen dækker bl.a. personalejura, ESG og bæredygtighed, digitalisering og AI samt eksport og e-commerce, ligesom der er nyheder, analyser, kurser og webinarer: danskindustri.dk/vi-radgiver-dig/smv/
Arbejdstilsynet beskriver også samarbejde mellem flere arbejdsgivere, der udfører arbejde på samme arbejdsplads – et punkt, der bliver aktuelt, hvis væksten sker med underleverandører eller flere virksomheder på samme adresse.
