Skalering
Arbejdsmiljøkrav ved hurtig vækst i SMV'er
I Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses SMV-måling fra september 2021 med ca. 2.900 deltagende virksomheder svarede 63 pct., at de anså deres egen økonomi for »meget god« eller »god«.
Hurtig vækst ændrer arbejdsmiljøet – ikke kun antallet af ansatte
I Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses SMV-måling fra september 2021 med ca. 2.900 deltagende virksomheder svarede 63 pct., at de anså deres egen økonomi for »meget god« eller »god«. Det var en fremgang fra 57 pct. i en tilsvarende måling i april samme år.
49 pct. forventede en »meget positiv« eller »positiv« udvikling over de næste seks måneder, og 22 pct. var klar til at ansætte flere medarbejdere.
Ansættelserne er den usikre del. Blandt SMV'er med planer om at ansætte i det kommende halve år troede 32 pct. kun »i mindre grad« eller slet ikke på, at det kunne lade sig gøre – mod 24 pct. i foråret.
Kun hver fjerde af dem, der regnede med at skulle ansætte, forventede i »meget høj grad« eller »i høj grad« at finde kvalificerede medarbejdere. Bliver stillingerne ikke besat, fordeles opgaverne på de medarbejdere, der er – og så ændrer arbejdet sig, selv om antallet af ansatte står stille.
Nye medarbejdere, nye opgaver og nyt udstyr ændrer derfor arbejdsmiljøet. Ifølge Arbejdstilsynet er systematisk arbejdsmiljøarbejde lovpligtigt for alle virksomheder og skal planlægges ud fra behov og udfordringer.
Det er arbejdsmiljøloven, der regulerer området. Den stiller på de fleste områder kun overordnede krav – typisk at arbejdet skal være sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Derfor suppleres arbejdsmiljøloven med en lang række bekendtgørelser.
Arbejdstilsynet peger på, at et godt arbejdsmiljø bl.a. kan give færre ulykker og mindre arbejdsrelateret sygdom samt øget arbejdsglæde, motivation og produktivitet.
SMV-tendenser og arbejdsmiljøudfordringer i Danmark
- 2021Andel SMV'er med »meget god« eller »god« økonomi — 63 %
- 6Forventning til positiv udvikling over de næste måneder — 49 %
- 32%Procentdel, der forventer at kunne ansætte
- 25%Andel, der forventer at finde kvalificerede medarbejdere
Fordeler ved systematisk arbejdsmiljøarbejde under vækst
- ProsMindre ulykker, færre arbejdsrelaterede sygdomme, øget motivation og produktivitet
- ConRisiko for, at arbejdsmiljøet bliver overset i travle vækstperioder uden struktureret dialog og dokumentation
9 ansatte eller færre: Daglig dialog erstatter AMO – men ansvaret består
Har virksomheden højst 9 ansatte, skal arbejdsgiveren samarbejde med medarbejderne om sikkerhed og sundhed, men ikke oprette en arbejdsmiljøorganisation (AMO).
Når virksomheden har 10 ansatte eller flere, skal den oprette en arbejdsmiljøorganisation (AMO). Den består af valgte arbejdsmiljørepræsentanter, der arbejder sammen med ledelsen om at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø.
Samarbejdet foregår mellem arbejdsgiver, ansatte og eventuelle arbejdsledere. Det sker i det daglige gennem løbende direkte kontakt og dialog mellem ledelse og medarbejdere.
Ansvaret ændrer sig ikke, fordi strukturen er let. Arbejdsgiveren har ansvaret for, at de ansatte udfører deres arbejde på en forsvarlig måde, og både ledere og medarbejdere har pligt til at samarbejde om sikkerhed og sundhed. Alle skal derfor inddrages i et sundt og sikkert arbejdsmiljø.
Fordi samarbejdet er en daglig dialog og ikke et udvalg med mødeindkaldelser og referater, forsvinder det let i en travl vækstperiode. Den løbende kontakt skal derfor have faste holdepunkter.
Arbejdstilsynet peger på to: den årlige arbejdsmiljødrøftelse og APV-processen. Her kan I systematisk samle op på nye opgaver, nyt udstyr og nye medarbejdere.
Brug den årlige arbejdsmiljødrøftelse som styringsværktøj i væksten
En gang om året skal I holde en arbejdsmiljødrøftelse, hvor I bl.a. planlægger det kommende års arbejde. Drøftelsen er et element i det systematiske arbejdsmiljøarbejde.
Arbejdet med arbejdsmiljø skal planlægges ud fra behov og udfordringer – ikke efter en fast skabelon.
Brug drøftelsen til at træffe beslutningerne for det kommende år: Hvilke arbejdsopgaver er ændret? Hvilket nyt udstyr er taget i brug? Hvem instruerer nye medarbejdere? Hvordan føres tilsynet i hverdagen? Og hvornår skal APV'en næste gang omkring alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold?
De øvrige elementer i det systematiske arbejde – planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, oplæring og instruktion, virksomhedens eget tilsyn og APV-processen – hører naturligt på samme dagsorden.
Læg drøftelsen på et fast tidspunkt i året, og notér beslutningerne med ansvar og tidspunkt. Så følger den væksten i stedet for at blive holdt, når året er gået.
APV: Opdater den, når væksten ændrer arbejdsprocesser – minimum hvert tredje år
Arbejdsgiveren har ansvaret for, at virksomheden får gennemført en arbejdspladsvurdering (APV), når ændringer i arbejdet har betydning for arbejdsmiljøet.
I praksis betyder det, at I skal se på de konkrete arbejdsprocesser og områder, når det er relevant.
Som minimum skal I omkring alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold en gang hvert tredje år. Arbejdspladsvurderingen skal omfatte alle virksomhedens medarbejdere.
Vækstperioder leverer typisk de ændringer, der udløser en opdatering: En ny medarbejder skal løse en opgave, som hidtil er løst af en anden, en opgave flyttes mellem to personer, eller der anskaffes nyt udstyr.
Hver ændring er en anledning til at vurdere arbejdsprocessen igen frem for at vente på, at treårsfristen løber ud.
Hold styr på begge spor: Notér ændringerne, efterhånden som de sker, og sæt samtidig dato for den fulde gennemgang, der senest skal dække alle arbejdsmiljøforhold tre år efter den forrige. Så undgår I at stå med tre års ændringer, der skal kortlægges på én gang.
Inddrag medarbejderne, før nye teknologier og arbejdsgange indføres
De ansatte skal løbende have mulighed for at komme med forslag til arbejdsmiljøet. Forslag kan altså komme ind i den daglige dialog og behøver ikke vente på den årlige drøftelse.
De ansatte skal også høres, når ny teknologi bliver planlagt og indført – bl.a. om konsekvenser for sikkerhed og sundhed ved valg af udstyr som personlig beskyttelse og tekniske hjælpemidler.
Tidspunktet er afgørende: Høringen hører til i planlægningsfasen, mens udstyret vælges, fordi medarbejdernes erfaring med de konkrete arbejdsgange kan ændre beslutningen der.
Arbejdsgiveren skal desuden sørge for, at de ansatte får den nødvendige sikkerheds- og sundhedsinformation.
Ved vækst betyder det, at informationen skal nå nye medarbejdere og medarbejdere, der skifter opgaver eller udstyr – ikke kun dem, der var ansat, da arbejdsgangen blev indført.
Oplæring, instruktion og tilsyn: Det daglige arbejde må ikke sakke bagud
Arbejdstilsynet beskriver det systematiske arbejdsmiljøarbejde som flere dele, der spiller sammen. Det gælder arbejdsgiverens planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, oplæring og instruktion af medarbejderne, virksomhedens eget tilsyn, den årlige drøftelse og APV-processen.
Tilsynet skal sikre, at arbejdet bliver udført på en forsvarlig måde.
Ved hurtige ansættelser er oplæring og instruktion det led, der først bliver presset. Ansvaret ligger fast: Arbejdsgiveren skal sikre, at de ansatte udfører deres arbejde på en forsvarlig måde.
Oplæring og instruktion er samtidig et selvstændigt element ved siden af APV'en – en opdateret arbejdspladsvurdering sikrer ikke i sig selv, at en ny medarbejder er instrueret i den konkrete opgave.
Det samme gælder virksomhedens eget tilsyn med, at arbejdet bliver udført forsvarligt. Det er en løbende del af det systematiske arbejde, ikke en kontrol, der kan udskydes til næste drøftelse.
Knyt tilsynet til de arbejdsprocesser og områder, APV'en peger på, og aftal, hvem der fører det i hverdagen.
Tjekliste til næste ansættelse: Arbejdsmiljøkrav, I kan handle på
– Sikr, at ledelse og medarbejdere samarbejder direkte om sikkerhed og sundhed. Med højst 9 ansatte kræves ingen AMO, men samarbejdspligten og arbejdsgiverens ansvar for, at arbejdet udføres forsvarligt, består.
– Har virksomheden 10 ansatte eller flere, skal der oprettes en AMO med valgte arbejdsmiljørepræsentanter. Ved højst 9 ansatte gælder samarbejdspligten og arbejdsgiveransvaret uden AMO.
– Planlæg den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og fastlæg det kommende års arbejde på den – herunder oplæring, tilsyn og hvornår APV'en skal opdateres.
– Opdater APV'en, når ændringer i arbejdet har betydning for arbejdsmiljøet, og gennemgå som minimum alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold hvert tredje år. APV'en skal omfatte alle medarbejdere.
– Inddrag de ansatte, før ny teknologi og nyt udstyr vælges, herunder om konsekvenser for sikkerhed og sundhed ved personlig beskyttelse og tekniske hjælpemidler.
– Giv oplæring og instruktion til nye og omplacerede medarbejdere, og før løbende tilsyn med, at arbejdet udføres forsvarligt.
– Sørg for, at alle ansatte har den sikkerheds- og sundhedsinformation, de har brug for.
Rækkefølgen omkring en ansættelse gør tjeklisten overskuelig. Før ansættelsen vurderer I de arbejdsprocesser, den nye medarbejder skal indgå i, og om det giver anledning til at opdatere APV'en.
Ved opstart giver I oplæring, instruktion og den nødvendige sikkerheds- og sundhedsinformation. Derefter er tilsynet og den årlige drøftelse de faste punkter, hvor I fanger, om arbejdet er blevet tilrettelagt, som I havde planlagt.
Tjekliste til næste ansættelse: Arbejdsmiljøkrav, I kan handle på
- Sikr, at ledelse og medarbejdere samarbejder direkte om sikkerhed og sundhedKrav gælder for virksomheder med højst 9 ansatte – ingen AMO kræves, men samarbejdspligten og arbejdsgiverens ansvar består
- Opbyg en AMO ved 10 eller flere ansatteEn arbejdsmiljøorganisation (AMO) skal oprettes med valgte repræsentanter
- Planlæg den årlige arbejdsmiljødrøftelse og fastlæg det kommende års arbejdeHerunder oplæring, tilsyn og tidspunkt for næste APV-opdatering
- Opdater APV'en ved relevante ændringer i arbejdetMinimum én gang hvert tredje år for alle medarbejdere
- Inddrag ansatte før indførelse af ny teknologi og udstyrHør dem om konsekvenser for sikkerhed og sundhed, især ved personlig beskyttelse og hjælpemidler
- Giv oplæring, instruktion og nødvendig information til nye og omplacerede medarbejdereInkluder både nye ansatte og dem, der skifter opgaver eller udstyr
- Før løbende tilsyn med, at arbejdet udføres forsvarligtKnyt tilsynet til de områder, der fremhæves i APV'en
Krav og handlinger i forbindelse med hurtig vækst og arbejdsmiljø
- Før ansættelseVurder arbejdsprocesser og om APV'en skal opdateres på grund af nye opgaver eller udstyr
- Ved opstartGiv oplæring, instruktion og sikkerheds- og sundhedsinformation
- I hverdagenFør løbende tilsyn og knyt det til APV'en
- ÅrligtHold arbejdsmiljødrøftelse og fastlæg plan for det kommende år
Hvor I kan få hjælp, når kravene vokser
Arbejdstilsynets side om samarbejde om arbejdsmiljø i mindre virksomheder beskriver reglerne for virksomheder med højst 9 ansatte. Den dækker også elementerne i det systematiske arbejdsmiljøarbejde og APV-processen, herunder kravet om APV ved ændringer og om alle arbejdsmiljøforhold mindst hvert tredje år: at.dk/kend-din-rolle/arbejdsgiver/samarbejde-om-arbejdsmiljoe-i-mindre-virksomheder/
DI's SMV-portal samler rådgivning, viden og kurser for små og mellemstore virksomheder. DI har over 20.000 små og store medlemmer fordelt på alle brancher.
Portalen dækker bl.a. personalejura, ESG og bæredygtighed, digitalisering og AI samt eksport og e-commerce, ligesom der er nyheder, analyser, kurser og webinarer: danskindustri.dk/vi-radgiver-dig/smv/
Arbejdstilsynet beskriver også samarbejde mellem flere arbejdsgivere, der udfører arbejde på samme arbejdsplads – et punkt, der bliver aktuelt, hvis væksten sker med underleverandører eller flere virksomheder på samme adresse.
